PERLAKSANAAN PROGRAM LATIHAN INDUSTRI DAN KOMUNITI FSSK

Prakata

Buku panduan latihan industri ini disediakan bertujuan untuk menjelaskan tentang Latihan Industri dan Komuniti (LIK) yang diwajibkan ke atas semua pelajar Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan. Hanya pelajar yang memenuhi syarat-syarat akademik yang ditetapkan sahaja layak menjalani LIK ini. Buku ini juga disusun bertujuan untuk memudahkan para pelajar, penyelia universiti dan organisasi memahami peranan masing-masing dalam melaksanakan LIK ini. Diharap, buku ini dapat membantu pihak organisasi / industri memahami matlamat LIK yang dijalankan oleh pihak Fakulti Sains Sosial dan Kemanusian.

Organisasi Pelaksanaan LIK

Satu Jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Hal Ehwal Jaringan Industri dan Masyarakat FSSK ditubuhkan sebagai badan pelaksana latihan industri dan komuniti di fakulti ini. Jawatankuasa ini diketuai oleh Ketua Jaringan Industri dan Masyarakat FSSK, dan keahliannya terdiri daripada semua ketua program. Jawatankuasa ini berfungsi untuk:

a. Merancang, melaksana dan menyelaras program Latihan Industri dan Komuniti di FSSK.

b. Menyediakan skop latihan atau bidang tugas Latihan Industri dan Komuniti untuk panduan pelajar dan makluman penyelia oraganisasi dan penyelia universiti.

c. Menyelaraskan program Latihan Industri dan Komuniti di Fakulti dengan Pejabat Hubungan Industri UKM.

d. Mempastikan pelajar yang memenuhi syarat-syarat LIK mendaftar untuk menjalani program latihan industri dan komuniti pada awal semester kedua (bagi PPMK) atau semester ketiga Tahun Ketiga pengajian.

e. Mengenalpasti, mengemaskini dan memperakukan organisasi yang sesuai dan berpotensi untuk penempatan LIK.

f. Memastikan syarat dan prosedur pelaksanaan Latihan Industri dan Komuniti yang ditetapkan dalam kurikulum dipatuhi oleh pelajar.

h. Menghebah, mempromosi dan mempastikan pelajar menghadiri program dan bengkel persediaan yang dikendalikan oleh Jawatankuasa HEJIM.

i. Memastikan semua pelajar yang mendaftar untuk menjalani LIK membuat pengesahan tempat selewat-lewatnya pada minggu ke-14 semester pertama (bagi PPMK) atau kedua tahun tiga pengajian.

j. Mempastikan pelajar menghadiri semua bengkel dan taklimat yang dianjurkan oleh Jawatankuasa HEJIM sebelum pelajar dibenarkan menjalani Latihan Industri dan Komuniti.

k. Melantik pensyarah dari Fakulti Sains Sosial dan Kemanusiaan sebagai Penyelia Universiti untuk menyelia setiap pelajar yang menjalani Latihan Industri dan Komuniti.

l. Melantik pegawai dari organisasi luar yang menempatkan pelajar FSSK bagi tujuan latihan industri dan komuniti sebagai Penyelia Organisasi.

m. Memantau hal ehwal perjalanan dan kebajikan pelajar semasa mereka menjalani latihan industri dan komuniti.

n. Memastikan sistem penilaian latihan industri dan komuniti dilaksanakan oleh penyelia organisasi dan penyelia universiti.

o. Memastikan markah akhir pelajar yang menjalani latihan industri dan komuniti diserahkan oleh para penyelia kepada pihak fakulti, dan

p) Menyediakan laporan maklumbalas pihak industri/organisasi dan pelajar di akhir program ini.

Syarat Keperluan dan Jangkamasa Latihan Industri dan Komuniti

Para pelajar diwajibkan menjalani Latihan Industri dan Komuniti sebagai satu keperluan pengijazahan di peringkat sarjanamuda. Tempoh LIK adalah selama 12 minggu (bagi PPMK) atau  4 minggu secara dalaman, dan 8 minggu di industri/organisasi luar fakulti. Penempatan pelajar di organisasi luar dilakukan pada Semester 3, Tahun Ketiga pengajian. Hanya pelajar yang telah memenuhi keperluan LIK di peringkat dalam fakulti sahaja yang dibenarkan menjalani LIK di organisasi luar.

Pendaftaran Kursus Latihan Industri dan Komuniti

Para pelajar yang telah memenuhi syarat LIK dikehendaki membuat pendaftaran kursus Latihan Industri dan Komuniti pada awal semester kedua tahun ketiga pengajian. Semasa menjalani program ini, para pelajar tidak dibenarkan mendaftar mana-mana kursus yang lain.

Urusan Penempatan Latihan Industri dan Komuniti

a. Penempatan pelajar LIK di organisasi luar diurustadbirkan oleh Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat melalui Ketua Program atau Penyelaras Program.

b. Walau bagaimanapun, pelajar bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan mereka memperolehi tempat untuk tujuan LIK, sesuai dengan keperluan program pengajian.

c. Pejabat Jaringan Industri dan Masyarakat FSSK berperanan menyediakan senarai organisasi yang berpotensi menawarkan tempat kepada pelajar-pelajar bagi tujuan LIK. Pelajar amat digalakkan memilih organisasi yang bersesuaian dengan keperluan program pengajian.

d. Dari masa ke semasa, para pelajar perlu membuat penyemakan tentang status permohonan tempat LIK, dan seterusnya membuat pengesahan penerimaan penempatan di organisasi.

e. Pelajar tidak dibenarkan berpindah tempat latihan melainkan mendapatkan kelulusan bertulis dari Ketua HEJIM Fakulti setelah mendapat sokongan daripada Ketua atau Penyelaras Program.

Prosedur Pelaksanaan Latihan Industri dan Komuniti Program

a. Sebelum Penempatan Latihan Industri dan Komuniti

Sebelum menjalani LIK, pelajar dikehendaki terlebih dahulu :

i. Mendaftar, mengikuti dan lulus Kursus Teras Program.

ii. Menhadiri Taklimat LIK yang diberikan oleh setiap Program pengajian berhubung dengan prosedur dan keperluan LIK

ii. Menyediakan resume dan maklumat-maklumat berkaitan kelayakan akademik bagi tujuan permohonan tempat LIK.

iii. Terlibat dalam penganjuran atau menyertai beberapa siri Bengkel LIK yang dianjurkan oleh setiap program sebelum latihan dimulakan.

iv. Mendaftar untuk menjalankan LIK semasa pra-pendaftaran sebelum semester bermula dengan mengisi borang yang disediakan.

v. Mengisi dan mengembalikan Borang Pendaftaran LIK (HI1) dan Borang Pemilihan Organisasi (HI2) yang lengkap ke pejabat HEJIM.

b. Semasa Program Latihan Industri dan Komuniti

Semasa menjalani LIK, pelajar adalah diwajibkan bagi:

i. Mengisi dan mengembalikan Borang Lapor Diri (HI3) yang telah dilengkapkan ke Pejabat HEJIM dalam masa seminggu selepas LIK bermula.

ii. Mengisi dan melengkapkan Buku Log serta diserahkan kepada Penyelia Organisasi setiap minggu untuk tujuan pengesahan. Buku log ini perlu diserahkan bersama-sama Laporan Akhir Latihan Industri dan Komuniti.

c. Selepas Menjalani Program Latihan Industri dan Komuniti

Selepas 12 minggu (bagi PPMK) atau 8 minggu LIK, pelajar hendaklah:

i. Menyiapkan dan menyerahkan Laporan Akhir Latihan Industri dan Komuniti dan Buku Log dalam masa seminggu selepas tamat LIK ke Pejabat Ketua Program atau HEJIM FSSK.

ii. Laporan Penilaian Penyelia Organisasi (Borang HI4) hendaklah diisi dan dikirimkan terus oleh Penyelia Organisasi setelah tamat tempoh 12 minggu (bagi PPMK) atau 8 minggu pelajar menjalani LIK. Pastikan Nama Pelajar, No. Matrik dan Program ditulis di bahagian luar sampul surat bagi memudahkan pengesanan.

Nota: Setiap pelajar adalah bertanggungjawab sepenuhnya bagi memastikan Laporan Akhir Latihan Industri dan Laporan Penilaian Penyelia Organissi (Borang HI4) mereka sampai ke Pejabat HEJIM FSSK dalam masa yang ditetapkan. Pihak HEJIM fssk tidak akan memberikan sebarang gred sekiranya laporan dan borang ini tidak diterima.

Perlantikan Penyelia Latihan Industri dan Komuniti

Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat dengan persetujuan Ketua/Penyelaras Program akan melantik dua orang penyelia LIK bagi setiap orang pelajar, terdiri daripada Penyelia Universiti dan Penyelia Organisasi.

a. Tugas dan Tanggungjawab Penyelia Universiti

Penyelia Universiti adalah seorang pensyarah FSSK yang dilantik oleh Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat, FSSK. Penyelia Universiti akan bertanggungjawab dalam hal-hal seperti berikut :

i. Memastikan pelajar menjalani Latihan Industri dan Komuniti selaras dengan objektif dan prosedur yang ditetapkan.

ii. Menetapkan jadual lawatan berpandukan kepada kalendar Latihan Industri dan Komuniti bagi semester berkenaan.

iii. Melakukan lawatan ke organisasi/industri untuk membuat penyelarasan bidang tugas, memberi bimbingan, penyeliaan dan membuat penilaian dengan menggunakan Borang Penilaian Penyelia Universiti (HI4) ke atas pelajar serta berbincang dan menjalin hubungan dengan penyelia organisasi.

iv. Membantu menyelesaikan masalah pelajar yang berkaitan dengan bidang tugas.

v. Meneliti buku log pelajar semasa lawatan.

vi. Menyemak serta menilai laporan pelajar.

vii. Menyelaraskan pemarkahan serta menyerahkan Borang Pemarkahan kepada Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat.

viii. Menyediakan laporan penyeliaan dan penilaian serta memberi saranan untuk memperbaiki program Latihan Industri akan datang.

b. Tugas dan Tanggungjawab Penyelia Organisasi

Penyelia Organisasi adalah terdiri pegawai dari organisasi dimana pelajar ditempatkan untuk latihan dan ianya dilantik atas persetujuan pihak universiti dan pihak organisasi. Pelantikan Penyelia Organisasi haruslah berdasarkan kepada pengalaman atau kelayakan akademiknya. Penyelia Organisasi ini bertanggungjawab:

i. Menyelia pelajar sepanjang tempoh Latihan Industri dan Komuniti.

ii. Menentukan kerja pelajar mengikut skop latihan yang dicadangkan oleh Universiti

iii. Memberi pendedahan dan kemudahan yang bersesuaian bagi memastikan pelajar mendapat pengalaman yang optimum di organisasi/industri

iv. Mempertimbangkan pemberian elaun yang berpatutan kepada pelajar yang menjalani Latihan Industri dan Komuniti.

v. Meneliti serta menandatangani Buku Log pelajar setiap hujung minggu

vi. Memberi maklumbalas dan berbincang dengan Penyelia Universiti mengenai latihan yang diberikan, serta membuat laporan penilaian pelajar dengan menggunakan Borang Penilaian Penyelia Organisasi (HI4) pada akhir tempoh Latihan Industri yang merangkumi:

- Prestasi menjalankan tugas (Contohnya; ketepatan dan pengurusan masa, mutu kerja, langkah-langkah keselamatan yang perlu dipatuhi dankesediaan menerima tugas)

- Keterampilan (contohnya pakaian, peraturan, kesopanan tingkah laku)

- Pengurusan (contohnya hubungan di antara pelajar dan majikan, kemampuan menyelesaikan masalah)

vii. Menyemak laporan pelajar sebelum ianya diserahkan kepada pihak Fakulti.

Tanggungjawab dan Peranan Pelajar

i. Mengenalpasti dan memohon terus kepada organisasi/syarikat yang bersesuaian bagi mendapatkan tempat latihan dan memaklumkan kepada Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat untuk diperakukan.

ii. Memaklumkan kepada Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat jika gagal mendapat tempat latihan dan bersedia menerima tempat latihan industri yang ditentukan oleh Jawatankuasa ini.

iii. Menghadiri taklimat dan bengkel mengenai Latihan Industri dan komuniti yang dianjurkan oleh Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat fakulti.

iv. Menyerahkan Borang HI1 bagi tujuan pendaftaran latihan industri dan komuniti dan Borang HI2 bagi pemilihan organisasi. Pelajar hanya dibenarkan memohon satu organisasi sahaja dalam satu- satu masa.

v. Mendapatkan insurans, Surat Pengesahan Tempat Latihan Industri dan Komuniti, Borang HI4(Penilaian Penyelia Organisasi), Buku Log, dan Borang Penilaian Kendiri (HI6).

vi. Mengemaskini dan memulangkan Borang HI3 (Borang Pengesahan Pendaftaran di Organisasi) kepada pejabat HEJIM FSSK dalam tempoh satu minggu setelah berada di organisasi.

vii. Menyerahkan Borang Penilaian Kendiri ke pejabat HEJIM selepas tamat Latihan Industri dan Komuniti

viii. Mematuhi skop latihan yang telah ditetapkan.

ix. Melaksanakan tugas dan tanggungjawab yang ditentukan oleh organisasi/industri di bawah penyeliaan seorang Penyelia Organisasi.

x. Mematuhi segala peraturan di organisasi/industri selagi tidak bercanggah dengan peraturan Universiti.

xi. Sentiasa bersikap positif seta memberi sumbangan yang terbaik bagi membuktikan yang mereka adalah aset kepada organisasi/industri.

xii. Menjaga nama baik Universiti Kebangsaan Malaysia. Bersopan dan menjaga tatasusila dengan semua orang di tempat LIK tanpa mengiranpangkat atau kedudukan.

xiii. Menghubungi Penyelia Organisasi atau Pejabat HEJIM dengan segera sekiranya menghadapi sebarang masalah.

xiv. Membuat catatan aktiviti yang dilaksanakan di dalam buku log, menulis laporan Latihan Industri dan melaksanakan tugas lain sebagaimana yang diarahkan oleh Penyelia Organisasi.

xv. Berada di tempat latihan dan membuat pembentangan tidak formal semasa lawatan Penyelia Universiti.

xvi. Menunjukkan buku log untuk disemak oleh Penyelia Fakulti semasa lawatan.

Organisasi dan Industri Bagi Penempatan Latihan Industri dan Komuniti

Sebagai langkah untuk memastikan organisasi/industri yang menawarkan Latihan Industri dan Komuniti berupaya memberi latihan yang bersesuaian dengan bidang dan program pengajian pelajar, Fakulti telah menetapkan beberapa kriteria dalam pemilihan organisasi/industri (maklumat lanjut, sila berhubung dengan program pengajian masing-masing).

Skop Latihan Industri dan Komuniti

Organisasi/industri yang menawarkan Latihan Industri dan Komuniti kepada pelajar mestilah berupaya untuk melatih mereka dalam aspek-aspek yang bersesuaian dengan keperluan program pengajian. Sila berhubung dengan program pengajian masing-masing untuk mendapatkan keterangan terperinci tentang skop dan bidang tugas yang disyorkan.  

Di samping itu juga, organisasi/syarikat mempunyai tanggungjawab untuk memberi peluang bagi pelajar mendapatkan pengalaman menjadi kakitangan cemerlang serta berupaya untuk:

a. Berkomunikasi dengan baik serta berhemah,

b. Berdikari, dan

c. Berinovasi

d. Berdaya saing dan keusahawanan

Penilaian dan Kaedah

Penilaian LIK adalah berdasarkan kepada pencapaian dan kebolehan pelajar berdasarkan penganjuran dan penyertaan dalam bengkel dalaman, penyediaan laporan akhir LIK, pengendalian buku log, laporan penilaian daripada penyelia universiti dan penyelia organisasi.

i.  Penganjuran & Penyertaan dalam Bengkel Dalaman - 2 kredit (kecuali Pelajar PPMK)

ii. Laporan LIK perlu disediakan menggunakan format tesis UKM tidak melebihi 50 muka surat (tidak termasuk rujukan dan lampiran) atau mengikut format yang ditetapkan oleh fakulti/program pengajian. Laporan boleh ditulis samada dalam Bahasa Malaysia atau Bahasa Inggeris dan mesti dihantar selewat-lewatnya satu minggu setelah tamat tempoh menjalani LIK.

iii. Laporan Penilaian Penyelia Organisasi

Penyelia organisasi dikehendaki memberi penilaian terhadap prestasi pelajar yang membuat latihan dalam dua skop di bawah:

a. Prestasi kerja yang merangkumi perkara berikut:

- pengetahuan kerja

- kebolehpercayaan untuk menyiapkan kerja dalam masa yang ditetapkan

- masa diambil untuk mendapatkan kemahiran kerja

- keperluan untuk penyeliaan

- kualiti kerja

b. Sahsiah meliputi perkara berikut:

- kebolehan berkomunikasi

- inisiatif dan motivasi

- sikap terhadap kerja

- disiplin

iv. Laporan Penyelia Universiti

Penentuan Keputusan Pelajar

a. Diberikan Gred A hingga E (GAGAL) dan diambilkira dalam PNGK.

b. Pelajar akan dikira GAGAL jika:

i. Bertukar-tukar tempat Latihan Industri tanpa mendapat kelulusan Ketua/Penyelaras Program atau Jawatankuasa Jaringan Industri dan Masyarakat.

ii. Tidak menjalani Latihan Industri dalam tempoh masa yang telah ditetapkan.

iii. Tidak berada di organisasi/industri ketika lawatan Penyelia Universiti tanpa sebab yang munasabah setelah temujanji dibuat dan dimaklumkan kepada pelajar

iv. Tidak menghantar laporan pada tarikh yang telah ditetapkan

v. Laporan Penyelia Organisasi memperlihatkan pelajar mempunyai masalah disiplin di organisasi/industri seperti kedatangan yang kurang memuaskan, bersikap sambil-lewa, tidak melapor diri dan sebagainya. Perkara ini akan disiasat dan sekiranya benar, pelajar diberikan gred E.